Xử lý hóa đơn điện tử khi trả lại hàng

Bài viết tóm tắt quy định và hướng xử lý với Hóa đơn điện tử trả lại hàng, trường hợp đã xuất hóa đơn và gửi cho người mua, có phát sinh trường hợp người mua trả lại hàng hóa thì:

1/ Trường hợp người mua là cơ sở kinh doanh, có sử dụng hóa đơn giá trị gia tăng/hóa đơn bán hàng

Áp dụng: Cả khi trả lại một phần hoặc toàn bộ hàng hóa

Bên xuất hóa đơn: Người mua

Về sử dụng hóa đơn: Người mua xuất hóa đơn theo loại hóa đơn mình đang sử dụng, trên hóa đơn ghi rõ “trả lại hàng”

Về kê khai thuế GTGT: Bên bán khai khấu trừ thuế đầu vào khi nhận được hóa đơn

2/ Trường hợp người mua là cá nhân, không có sử dụng hóa đơn giá trị gia tăng/hóa đơn bán hàng

Chia thành 2 trường hợp 

Công văn số 8625/TB-CTTPHCM

Tổ chức, cá nhân mua hàng hoá, người bán đã xuất hoá đơn, người mua đã nhận hàng, nhưng sau đó người mua phát hiện hàng hoá không đúng quy cách, chất lượng phải trả lại toàn bộ hay một phần hàng hoá thì:

+ Trường hợp Người mua là cơ sở kinh doanh có sử dụng hóa đơn, thì khi trả lại hàng hóa người mua lập hóa đơn giao cho người bán. Trên hóa đơn ghi số lượng hàng hóa trả lại, tiền thuế, thuế suất trả lại và thuế GTGT. Căn cứ hóa đơn trả lại hàng hóa, người mua và người bán thực hiện kê khai điều chỉnh giảm doanh thu thuế GTGT đầu ra, đầu vào.  

+ Trường hợp người mua ko phải là cơ sở kinh doanh, người bán hủy hóa đơn điện tử đã lập, người bán thông báo với cơ quan thuế việc hủy HĐĐT đã lập và thực hiện khai điều chỉnh giảm doanh thu thuế GTGT đầu ra tại thời điểm nhận lại hàng hóa.

Cơ sở pháp lý:

Nghị định số 123/2020/NĐ-CP ngày 19/10/2020: Căn cứ khoản 1 Điều 4

“1. Khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, người bán phải lập hóa đơn để giao cho người mua (bao gồm cả các trường hợp hàng hóa, dịch vụ dùng để khuyến mại, quảng cáo, hàng mâu; hàng hóa, dịch vụ dùng để cho, biếu, tặng, trao đổi, trả thay lương cho người lao động và tiêu dùng nội bộ (trừ hàng hóa luân chuyển nội bộ để tiếp tục quá trình sản xuất); xuất hàng hóa dưới các hình thức cho vay, cho mượn hoặc hoàn trả hàng hóa) và phải ghi đầy đủ nội dung theo quy định tại Điều 10 Nghị định này, trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử thì phải theo định dạng chuan dữ liệu của cơ quan thuế theo quy định tại Điều 12 Nghị định này”

Căn cứ khoản 2 Điều 19 về xử lý hóa đơn có sai sót.

“2. Trường hợp hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế hoặc hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế đã gửi cho người mua mà người mua hoặc người bán phát hiện có sai sót thì xử lý như sau:

b) Trường hợp có sai: mã số thuế; sai sót về số tiền ghi trên hóa đơn, sai về thuế suất, tiền thuế hoặc hàng hóa ghi trên hóa đơn không đúng quy cách, chất lượng thì có thể lựa chọn một trong hai cách sử dụng hóa đơn điện tử như sau:

b1) Người bán lập hóa đơn điện tử điều chỉnh hóa đơn đã lập có sai sót. Trường hợp người bán và người mua có thỏa thuận về việc lập văn bản thỏa thuận trước khi lập hóa đơn điều chỉnh cho hóa đơn đã lập có sai sót thì người bán và người mua lập văn bản thỏa thuận ghi rõ sai sót, sau đó người bán lập hóa đơn điện tử điều chỉnh hóa đơn đã lập có sai sót.

Hóa đơn điện tử điều chỉnh hóa đơn điện tử đã lập có sai sót phải có dồng chữ “Điều chỉnh cho hóa đơn Mâu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm ”.

b2) Người bán lập hóa đơn điện tử mới thay thế cho hóa đơn điện tử có sai sót trừ trường hợp người bán và người mua có thỏa thuận về việc lập văn bản thỏa thuận trước khi lập hóa đơn thay thế cho hóa đơn đã lập có sai sót thì người bán và người mua lập văn bản thỏa thuận ghi rõ sai sót, sau đó người bán lập hóa đơn điện tử thay thế hóa đơn đã lập có sai sót.

Hóa đơn điện tử mới thay thế hóa đơn điện tử đã lập có sai sót phải có dồng chữ “Thay thế cho hóa đơn Mâu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm ”.

Người bán ký số trên hóa đơn điện tử mới điều chỉnh hoặc thay thế cho hóa đơn điện tử đã lập có sai sót sau đó người bán gửi cho người mua (đối với trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế) hoặc gửi cơ quan thuế để cơ quan thuế cấp mã cho hóa đơn điện tử mới để gửi cho người mua (đối với trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế).

Khoản 1 Điều 7 Thông tư số 78/2021/TT-BTC ngày 17/9/2021 của Bộ Tài chính quy định về xử lý hóa đơn điện tử, bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn điện tử đã gửi cơ quan thuế có sai sót trong một số trường hợp.

b) Trường hợp người bán lập hóa đơn khi thu tiền trước hoặc trong khi cung cấp dịch vụ theo quy định tại Khoản 2 Điều 9 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP sau đó có phát sinh việc hủy hoặc chấm dứt việc cung cấp dịch vụ thì người bán thực hiện hủy hóa đơn điện tử đã lập và thông báo với cơ quan thuế về việc hủy hóa đơn theo Mâu số 04/SS-HĐĐT tại Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định số 123/2020/NĐ-CP

e) Riêng đối với nội dung về giá trị trên hóa đơn có sai sót thì: điều chỉnh tăng (ghi dấu dương), điều chỉnh giảm (ghi dấu âm) đúng với thực tế điều chỉnh.

Tham khảo công văn 1860 – Cục thuế tỉnh Bình Định

Biên soạn: Phạm Thị Thu Huyền – Tư vấn viên

Bản tin này chỉ mang tính chất tham khảo, không phải ý kiến tư vấn cụ thể cho bất kì trường hợp nào.