Quy định về lưu hồ sơ nhân sự

Quy định về lưu hồ sơ nhân sự có bắt buộc doanh nghiệp phải thực hiện lưu trữ không? Tham chiếu tới Luật lao động như thế nào?

1/ Có hay không bắt buộc lưu trữ hồ sơ nhân sự của nhân viên trong công ty

Mặc dù không có quy định trực tiếp bắt buộc lưu hồ sơ nhân sự, tuy nhiên, đây là căn cứ lập Sổ quản lý lao động nên cũng có thể hiểu, về việc lưu trữ hồ sơ nhân sự của nhân viên là bắt buộc

Khoản 1 Điều 12 của Bộ luật Lao động 2019 về Trách nhiệm quản lý lao động của người sử dụng lao động có quy định doanh nghiệp phải quản lý Sổ quản lý lao động 

“…Lập, cập nhật, quản lý, sử dụng sổ quản lý lao động bằng bản giấy hoặc bản điện tử và xuất trình khi cơ quan nhà nước có thẩm quyền yêu cầu..”

2/ Nên lưu trữ những giấy tờ nào liên quan đến hồ sơ nhân sự của nhân viên công ty

Hiện nay, không có quy định bắt buộc về hồ sơ nhân sự cần phải lưu những giấy tờ nào. Tuy nhiên, do hồ sơ nhân sự là cơ sở cung cấp đủ thông tin trên Sổ quản lý lao động theo Điều 3 Nghị định 145/2020/NĐ-CP nên dưới đây là một số hồ sơ phục vụ cho từng thông tin được yêu cầu:

Thông tin trên Sổ quản lý lao động Hồ sơ
Họ tên; giới tính; ngày tháng năm sinh; quốc tịch; nơi cư trú; số thẻ Căn cước công dân hoặc Chứng minh nhân dân hoặc hộ chiếu Giấy tờ tùy thân như chứng minh nhân dân, Căn cước công dân, Hộ chiếu…
Trình độ chuyên môn kỹ thuật; bậc trình độ kỹ năng nghề Các loại bằng cấp
Vị trí việc làm; loại hợp đồng lao động; thời điểm bắt đầu làm việc; tiền lương; nâng bậc, nâng lương; số ngày nghỉ trong năm; số giờ làm thêm
  • Hợp đồng lao động, hợp đồng thử việc
  • Quyết định bổ nhiệm, miễn nhiệm, thuyên chuyển…
  • Nội quy lao động; Thỏa ước lao động tập thể…
Học nghề, đào tạo, bồi dưỡng, nâng cao trình độ kỹ năng nghề Hợp đồng tập nghề, học nghề; bảng đánh giá…
Tham gia bảo hiểm xã hội Thông tin sổ bảo hiểm xã hội
Kỷ luật lao động, trách nhiệm vật chất; tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp
  • Quyết định khen thưởng, kỷ luật người lao động
  • Giấy tờ, hồ sơ liên quan theo Luật bảo hiểm xã hội, Luật an toán vệ sinh lao động…
Thời điểm chấm dứt hợp đồng lao động và lý do Quyết định thôi việc, đơn xin nghỉ việc

3/ Thời hạn lưu trữ những giấy tờ liên quan đến hồ sơ nhân sự của nhân viên công ty

Việc lưu trữ giấy tờ liên quan đến hồ sơ nhân sự cần tham chiếu tới quy định của

  • Luật Kế toán 88/2015/QH13
  • Luật Lao động 45/2019/QH14
  • Luật lưu trữ số 01/2011/QH13 và các luật chuyên ngành khác

Trong đó, văn bản thường được nhắc tới nhiều nhất là quy định tại thông tư 09/2011/TT-BNV

2011_09_2011_TT-BNV_Vn

2011_09_2011_TT-BNV_En.doc

Về cơ bản, theo Điều 1 thì thông tư 09/2011/TT-BNV được áp dụng đối vớicả tổ chức kinh tế và công văn 338/CCVTLT-QL dưới đây cũng hướng dẫn áp dụng cho doanh nghiệp.

Tuy nhiên, Cục văn thư lưu trữ thì cho rằng các quy định về văn thư, lưu trữ không áp dụng cho các doanh nghiệp. Vì vậy, theo quan điểm của chúng tôi, doanh nghiệp không thuộc diện điều chỉnh của thông tư 09/2011/TT-BNV nhưng có thể vận dụng quy định tại thông tư này để áp dụng phù hợp.

 

 

Biên soạn: Nguyễn Thị Thủy Tiên – Tư vấn viên

Bản tin này chỉ mang tính chất tham khảo, không phải ý kiến tư vấn cụ thể cho bất kì trường hợp nào.

Để biết thêm thông tin cụ thể, xin vui lòng liên hệ với các chuyên viên tư vấn.

Đăng kí để nhận bản tin từ Uy Danh

Uy Danh là Công ty Dịch vụ kế toán và Thành lập doanh nghiệp mang đến sự lựa chọn hàng đầu của quý doanh nghiệp, cam kết cung cấp dịch vụ kế toán chất lượng – uy tín tiết kiệm chi phí nhưng vẫn đảm bảo hiệu quả. Hãy liên hệ ngay đến với Uy Danh để được tư vấn miễn phí và giải đáp những thắc mắc của Quý khách hàng.

  • CÔNG TY TNHH DỊCH VỤ VÀ TƯ VẤN TAX UY DANH
  • Mã số thuế: 0315.367.844             Hotline: 0968.55.57.59
  • Địa chỉ: 45D Đường D5, Phường 25, Bình Thạnh, Hồ Chí Minh
  • Website: https://uydanh.vn/       Email: info@uydanh.vn

Comments are closed.