Cách lưu trữ hóa đơn điện tử

Bài viết gợi ý một số cách lưu trữ hóa đơn điện tử để kế toán có thể áp dụng. Cần lưu ý rằng, hiện nay khi sử dụng hóa đơn điện tử thì dữ liệu file điện tử mới có giá trị pháp lý, chứng từ giấy in ra chỉ có giá trị tham chiếu và sử dụng nội bộ.

Trích công văn 920/CTKGI-TTHT năm 2022:

Theo quy định của Luật kế toán 88/2015/QH13: chứng từ, sổ kế toán không bắt buộc phải in ra nếu đáp ứng điều kiện lưu trữ. Do đó, công ty có thể lựa chọn in ra giấy để lưu trữ, ký, đóng dấu như phương thức truyền thống hiện tại hoặc áp dụng chứng từ, sổ sách điện tử theo quy định của Luật để giảm tải khối lượng công việc in ấn. Tuy nhiên cần lưu ý:

> Về quy định của luật kế toán 88/2015/QH13, các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh liên quan đến hoạt động của đơn vị kế toán phải lập chứng từ kế toán. Chứng từ điện tử được coi là chứng từ kế toán khi có các nội dung theo quy định và được thể hiện dưới dạng dữ liệu điện tử, được mã hóa mà không bị thay đổi trong quá trình truyền qua mạng máy tính, mạng viễn thông hoặc trên vật mang tin như băng từ, đĩa từ, các loại thẻ thanh toán. Chứng từ điện tử phải có chữ ký điện tử.

> Trường hợp không in ra giấy mà thực hiện lưu trữ trên các phương tiện điện tử thì phải bảo đảm an toàn, bảo mật thông tin dữ liệu và phải bảo đảm tra cứu được trong thời hạn lưu trữ. Khi chứng từ bằng giấy được chuyển thành chứng từ điện tử để giao dịch, thanh toán hoặc ngược lại thì chứng từ điện tử có giá trị để thực hiện nghiệp vụ kinh tế, tài chính đó, chứng từ bằng giấy chỉ có giá trị lưu giữ để ghi sổ, theo dõi và kiểm tra, không có hiệu lực để giao dịch, thanh toán.

Riêng lưu trữ hóa đơn điện tử, do chứng từ này được áp dụng theo quy định chi tiết tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP nên cần lưu ý

> Định dạng hóa đơn điện tử là dạng file XML. Do đó, với tất cả hóa đơn điện tử nên lập folder, cloud… để lưu file XML của hóa đơn điện tử theo danh sách đầu vào, đầu ra

> Phương tiện bảo quản và lưu trữ Hóa đơn điện tử là các phương tiện điện tử

> Thông tin hóa đơn tuyệt đối không bị thay đổi và sai lệch trong suốt thời gian lưu trữ, đảm bảo tính an toàn bảo mật, toàn vẹn và đầy đủ.

> Lưu trữ hóa đơn điện tử theo đúng và đủ thời hạn theo quy định của pháp luật về kế toán

Ví dụ, các bước lưu trữ dữ liệu hóa đơn điện tử tham khảo:

@tuvanthue Rất nhiều kế toán sẽ thất nghiệp… #ketoan #thue #accountant #unemployed #learnontiktok #thatnghiep #matviec #tax #invoice #rpa #hoadon #vat ♬ nhạc nền – Kế toán

Quy trình để tối ưu dữ liệu XML lên excel có thể tham khảo như sau

Tham khảo thêm

Căn cứ tham chiếu:

Nghị định 123/2020/NĐ-CP, điều 12. Định dạng hóa đơn điện tử

Định dạng hóa đơn điện tử là tiêu chuẩn kỹ thuật quy định kiểu dữ liệu, chiều dài dữ liệu của các trường thông tin phục vụ truyền nhận, lưu trữ và hiển thị hóa đơn điện tử. Định dạng hóa đơn điện tử sử dụng ngôn ngữ định dạng văn bản XML (XML là chữ viết tắt của cụm từ tiếng Anh “eXtensible Markup Language” được tạo ra với mục đích chia sẻ dữ liệu điện tử giữa các hệ thống công nghệ thông tin)…”

            Điều 6. Bảo quản, lưu trữ hóa đơn, chứng từ

Hóa đơn, chứng từ được bảo quản, lưu trữ đảm bảo:

a) Tính an toàn, bảo mật, toàn vẹn, đầy đủ, không bị thay đổi, sai lệch trong suốt thời gian lưu trữ;

b) Lưu trữ đúng và đủ thời hạn theo quy định của pháp luật kế toán.

Hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử được bảo quản, lưu trữ bằng phương tiện điện tử. Cơ quan, tổ chức, cá nhân được quyền lựa chọn và áp dụng hình thức bảo quản, lưu trữ hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử phù hợp với đặc thù hoạt động và khả năng ứng dụng công nghệ. Hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử phải sẵn sàng in được ra giấy hoặc tra cứu được khi có yêu cầu.

Điều 13 Nghị định số 174/2016/NĐ-CP ngày 30/12/2016: “Điều 13. Tài liệu kế toán phải lưu trữ tối thiểu 10 năm”

Biên soạn: Nguyễn Thị Thanh Huyền – Tư vấn viên

Bản tin này chỉ mang tính chất tham khảo, không phải ý kiến tư vấn cụ thể cho bất kì trường hợp nào.